10 principii esentiale ale unei delegari eficiente, care te vor elibera de stresul zilnic

Pentru liderii care vor să fie eficienți și liberi

10 principii esențiale ale unei delegări eficiente, care te vor elibera de stresul zilnic și te vor ajută să îți atingi potențialul maxim ca lider

În calitate de lider, te simți de multe ori copleșit sub povara propriilor idei și proiecte. Întotdeauna, parcă sunt mai multe idei decât timp, energie și capacitate de implementare. Într-o societate în care regula de bază e profitul, iar competiția este acerbă, mulți lideri de organizații ajung la surmenaj prin muncă.

Știai că 44% dintre lideri resimt o stare de oboseală extremă din cauza stresului, efortului psihic prelungit și lipsei de odihnă? Stresul și lipsa de odihnă duc la dureri de cap, nervozitate, scădere a posibilității de concentrare, surmenaj și epuizare. E normal să vrei să te simți important și valoros rezolvând probleme importante pentru organizație, dar de ce ai vrea să fii ocupat cu urgențe, cu stingerea de incendii?

De ce ai vrea să îți pierzi sănătatea luând mai multe responsabilități asupra ta, în loc să înveți să le delegi eficient? Dacă nu înveți procesul delegării eficiente, o să ajungi un lider copleșit sub povara propriilor idei și proiecte, care își petrece majoritatea timpului ocupat cu urgențe.

Cum ar fi să ai libertatea să alegi, să ai timp pentru a gândi, a analiza și pentru a investi în lucruri cu adevărat importante pentru tine? Cum ar fi să ai timp pentru analiză și identificarea cauzelor problemelor din organizația ta?

Ce este delegarea?

Să împuternicești și să dai autoritate unei persoane din organizație să livreze un rezultat bine definit, într-un interval de timp asumat și cu niște consecințe clare privind îndeplinirea acestuia.

Timpul tău este cea mai prețioasă resursă, o resursă care nu este regenerabilă. Dacă ai timp, poți să generezi mai mulți bani, dar oricâți bani ai avea, nu poți să îți cumperi mai mult timp. Delegarea este una dintre abilitățile esențiale ale unui lider eficient. Dacă nu înveți să delegi, îți vei limita creșterea și dezvoltarea organizației tale.

Mitul că doar dacă te implici tu personal iese bine.

“Te gândești și tu adesea că, dacă nu mă implic personal în rezolvarea sarcinilor, nu vor fi aceleași rezultate?

Până ce explici cuiva ce are de făcut și task-ul pe care vrei să îl delegi, mai bine te ocupi tu?

Ai îndoieli că ar fi alții din echipa ta capabili să rezolve mai bine sau mai eficient ce este de făcut?

Care este cel mai rău lucru care se poate întâmplă?

Renunță la frică! Timpul tău și liniștea ta sunt cele mai prețioase. Beneficiile delegării sunt mai mari decât ce ar putea să meargă rău dacă tu nu ești 100% implicat.”

Îți vom prezenta în continuare 3 fundamentate esențiale ale delegării, iar apoi îți vom arăta cele 10 principii esențiale ale unei delegări eficiente, care te vor ajuta să te eliberezi și să devii un lider eficient și productiv. Ca lider, este esențial să te ocupi de lucrurile care aduc cea mai mare valoare organizației tale.

Fundamente delegare

Este esențial pentru creșterea și dezvoltarea ta ca lider să devii bun la delegare. Fundamentele delegării eficiente îți vor aduce multe beneficii, atât în viață profesională, cât și în cea personală.

1. Înțelegerea identității, scopului și misiunii personale.

Ca să poți delega eficient, ai nevoie să fii sigur pe tine ca lider, să îți cunoști identitatea, scopul și misiunea. Dacă îți este teamă că, într-o zi, cei către care delegi vor deveni mai buni decât tine și îți vor lua locul, atunci vei delega doar rezultate cu un anumit impact asupra organizației și vei ține pentru tine sarcina de a livra cele mai importante rezultate. Dacă vrei să dezvolți o viziune măreață, cu un impact puternic în lume, la care să vrei să se alăture oameni excepționali, ai nevoie să îți cunoști identitatea, scopul în viață și să dedici timp clarificării.

2. Rolul tău ca lider.

Rolul tău ca lider într-o organizație este să stabilești clar viziunea și obiectivele, iar apoi să te asiguri că ai în echipă oameni buni către cine să delegi. Este responsabilitatea ta de lider să alegi ținta și obiectivele pentru organizație. Unde vrei să ajungi în următorul an, dar în următorii 5 ani, 10 ani? Ai nevoie de claritate pentru analiză, strategie și planificare. Provocarea ta ca lider este să alegi foarte bine ținta și să nu deraiezi în mai multe direcții.

Rolul tău ca lideri este să stabilești CE este de făcut și apoi să cauți pe CINE să facă. Cauți pe CINE și îi provoci cu CE.

3. Cine vs Cum.

Când delegi, nu trebuie să știi neapărat cum se poate ajunge la rezultatul pe care vrei să îl obții. Rolul tău ca lider nu este să știi CUM se face totul în organizație. Ai nevoie să cauți oameni buni, care se descurcă singuri și către care poți să delegi. Când ești la început de drum într-un business sau într-o organizație, nu ai opțiunea de a delega. Începi prin a le face tu pe toate. De aceea, știi cum se fac toate lucrurile.

Ne obișnuim să întrebăm CUM se face, și nu CINE ar putea să le facă.

Există o frică naturală de a pierde ceea ce am construit până în prezent. Poate să fie vorba de resurse, poziție sau control. Întrebarea CUM? trebuie înlocuită cu CINE? În loc să te gândești la CUM să faci, să te gândești la CINE ar putea să facă asta.

Până acum, ți-am arătat cele 3 fundamentate esențiale ale delegării, iar acum îți voi prezenta cele 10 principii esențiale ale unei delegări eficiente!

1. Alege ce vrei să delegi.

Alege ce vrei să delegi. Ca lider, ar trebui să îți folosești timpul în cel mai eficient mod cu putință, rezolvând probleme critice ale organizației și sarcini pe care doar tu le poți face. Este important să știi care sunt lucrurile care țin neapărat de tine și pe care ai putea să le delegi. Deleagă tot ce ar putea să fie făcut de altcineva din organizație. Înainte să faci un lucru, pune-ți întrebările: Doar eu aș putea să fac acest lucru? Cine din organizație ar putea să îl facă? Cui pot să deleg acest lucru din companie? Cine ar putea să facă bine asta?

Calculează cât produci pe ora și gândește-te dacă tu ar trebui să o faci. Majoritatea liderilor nu își calculează cât valorează timpul lor. Creează-ți un sistem clar de prioritizare a sarcinilor. Vei vrea să delegi lucruri sau sarcini pentru care folosești cuvinte ca: trebuie, neapărat, musai.

2. Recrutează oameni buni și cunoaște-ți echipa.

Este important să cunoști ce puncte tari și ce puncte slabe are fiecare om din echipa ta. Gândește-te și în termeni de potențial. Deleagă celui cu abilitățile necesare, cu scopul de a-l pune în valoare și de a-i dezvolta potențialul. Ai nevoie de oameni buni, care se descurcă singuri, către care să delegi. Pentru asta, este important să dezvolți echipa încontinuu. Trebuie să te înconjori cu o echipă care să te completeze, cu oameni ale căror puncte forte sunt punctele tale slabe. Caută să identifici oameni buni, cu potențial, către care să poți să delegi liniștit.

Este important ca oamenii alături de care lucrezi și către care delegi să nu necesite mult ajutor și implicare din partea ta. Trebuie să se descurce singuri. Nu vrei să le arăți tot timpul angajaților tăi cum se face un anumit lucru. Dacă vrei să devii un lider eficient și productiv, trebuie să angajezi oameni la nivelul tău sau chiar peste. Este responsabilitatea ta de lider să faci recrutări de top, ca să dezvolți o echipă puternică.

3. Începe întotdeauna cu „de ce?”

Explică de ce delegi. Și care sunt beneficiile și avantajele pentru organizație ale rezultatelor pe care vrei să le delegi. Nu ai vrea că oamenii tăi să creadă că iar ai chef să le dai de lucru, doar că să te afli în treabă. Explică foarte clar celui căruia îi delegi care sunt motivele delegării. Prezintă beneficiile și avantajele din punctul de vedere al omului către care delegi. Sunt cazuri în care îți dorești că oamenii să dezvolte noi abilități sau să își asume noi responsabilități, pentru că vrei să îi promovezi. Menționează și criteriile pentru care a fost ales, aducând în discuție calitățile sale relevante.

4. Setează obiective clare și realizabile.

Pentru că delegarea să fie eficientă, este nevoie ca obiectivele să fie clar stabilite și să fie realizabile. Este foarte demotivant pentru oameni să le delegi obiective nerealizabile. Fii cât mai explicit cu sarcina pe care o delegi. Este clară țintă? Este clar care este obiectivul? Sunt clare limitele în care poate decide? Persoana către care ai delegat înțelege cum se va măsura succesul? Are resursele necesare pentru a finaliza cu succes sarcina? Te-ai asigurat că a înțeles ce i-ai comunicat? Dacă răspunsul este afirmativ la toate aceste întrebări, atunci poți să treci mai departe.

5. Stabilește un termen clar.

Când delegi, ai nevoie să obții un termen, împreună cu persoana către care delegi. Când persoana către care delegi nu îți poate da un termen, îi ceri unul. Orice termen primești de la angajați îi întrebi cum ar putea să facă în jumătate din timp. Îi întrebi în ce termene și condiții ar putea să își facă treaba mai rapid și de ce ar avea nevoie pentru a finaliza respectivul proiect în jumătate din timp. Apoi, negociați împreună termenul limită, clar definit și asumat.

6. Setează consecințe pentru neîndeplinirea obiectivelor.

Pentru ca delegarea să fie eficientă, este nevoie de consecințe clare și asumate pentru neîndeplinirea unui task.  Persoana către care delegi trebuie să își asume consecințele în cazul în care nu livrează rezultatul în termenul clar stabilit. Dacă nu există consecințe, nu există niciun control asupra rezultatului și asupra termenului de îndeplinire.

7. Împuternicește și oferă autoritate.

Asigură-te, întotdeauna, că cel către care delegi are autoritatea necesară pentru a livra rezultatul cerut. Informează oamenii din echipă să cunoască nivelul de autoritate al celui către care ai delegat, astfel încât să i se acorde întreg suportul necesar, fără să i se bage bețe în roate. Poți împuternicii doar oameni care au suficiente competențe.

Dacă este un angajat nou, trebuie să îl instruiești înainte să îi delegi responsabilitate. Dacă îi ceri cuiva 100% responsabilitate, e important să îi și dai 100% autoritate. Este important să le oferi oamenilor autoritate și responsabilitate. E un chin să ceri responsabilitate, fără să acorzi autoritate. Să îi dai cuiva autoritate înseamnă inclusiv să îi dai responsabilitatea să acționeze în numele tău. Pentru aceasta, este nevoie să ai mare încredere în oamenii pe care îi împuternicești.

8. Stabilește un cadru clar și planificat de comunicare.

După delegare, este nevoie să stabilești un cadru clar și planificat pentru comunicare cu persoană către care ai delegat. Vrei să te întâlnești cu oamenii-cheie în contexte clare, stabilite și periodice. Organizează întâlniri săptămânale și întâlniri lunare, care să îi mențină pe oameni pe drumul cel bun. În calitate de lider, tu ești responsabil să controlezi contextele. Ca oameni, vrem să ne simțim importanți, de aceea ne place să ni se ceară ajutorul. Vei fi tentat să îți ajuți oamenii când vin la tine pentru ajutor și, fără să vrei, te trezești că te-ai încărcat cu problema lor.

Vrei să te asiguri că oamenii către care ai delegat sunt pe drumul spre țintă. Pentru asta, trebuie să fii un consultant și un antrenor, nu să le spui cum se face. Este foarte important să controlezi contextele de comunicare. Oamenii alături de care lucrezi ar trebui să știe când pot să apeleze la tine pentru ajutor. Oamenii din organizație vor veni la tine să ceară ajutor și să le spui cum să facă lucrurile. Dacă le dai un deget, oamenii tăi vor vrea să îți ia toată mâna. Ei vor să le fie ușor și să nu își asume responsabilitatea.

Dacă vrei că oamenii tăi să își asume responsabilitatea, să crească și să se dezvolte, atunci nu vrei să le spui cum să facă un anumit lucru, ci vrei să îi lași pe ei să se descurce singuri. Dacă le spui oamenilor cum să facă, lor le va fi mai ușor, dar tu vei rămâne blocat și nu vei putea să crești și să te dezvolți ca lider. Provocarea cea mai mare pentru tine ca lider este acolo unde ai experiență. Aici, îți va fi cel mai greu să te abții să le spui oamenilor cum se face.

9. Măsoară progresul.

Persoana către care ai delegat trebuie să înțeleagă și să știe cum se va măsura succesul. Este nevoie să stabilești indicatori de măsură pe care îi vei analiza, pentru a menține controlul asupra rezultatului. Asigură-te că monitorizezi eficient realizarea rezultatelor pe care le-ai delegat. Măsurarea progresului este un lucru extrem de important. Ai nevoie să știi, la fiecare pas, unde ești și ce mai ai de făcut pentru a ajunge la destinație. Rezultatele trebuie să fie transparente și vizibile. Este important să îi menții pe oameni focalizați pe rezultat, în fiecare zi.

10. Oferă feedback.

Feedback-ul este o parte importantă a procesului de delegare, deoarece este un context foarte bun de învățare. Oferă feedback atât pe parcursul realizării rezultatului, cât și la final. Încurajează oamenii atunci când fac bine și ajută-i să corecteze ce fac rău. Feedback-ul negativ se dă doar între patru ochi, pentru a reduce intrarea în defensivă și a maximiza învățarea. Oferă feedback în contextele structurate de comunicare stabilite împreună.

La final, nu uită să le mulțumești oamenilor și să le recunoști rezultatele. De preferință, în public. Astfel, îi vei încuraja și pe alții să își asume mai multe responsabilități. Nu uita că scopul delegării este maximizarea potențialului tău ca lider. Timpul tău este cea mai prețioasă resursă, care nu este regenerabilă. Dacă ai timp, poți să generezi mai mulți bani, dar, oricâți bani ai avea, nu poți să îți cumperi mai mult timp. Delegarea este una dintre abilitățile esențiale ale unui lider eficient. Dacă nu înveți să delegi, vei limita creșterea și dezvoltarea organizației tale.

Ruben Marian este un tânăr antreprenor din Cluj-Napoca, pasionat de afaceri, leadership și dezvoltare personală. Este implicat în mai multe afaceri, cu o cifră de afaceri pe grup de peste 10 milioane de euro. În 2006, Ruben a fondat compania UTILBEN, care a crescut de la 1 angajat la peste 45 de angajați și este astăzi principalul importator de utilaje second-hand din România.

Pe lângă UTILBEN,  Ruben a fondat GO HAIR, companie românească ce produce brand-ul de tratamente profesionale pentru par REGIVERO. Printre companiile de succes lansate de Ruben, se numără AGRIBEN, care este o companie specializată în agricultura ecologică, și COLOSUS, care este prima licitație de utilaje grele din România.

Viziunea lui Ruben este să vadă România transformată, prin afaceri făcute cu integritate și caracter. Ruben este un militant al eticii în afaceri și crede că se pot face afaceri corecte și de succes în România. Ruben vrea să contribuie la o schimbare pozitivă în societate, prin promovarea excelenței, onestității și responsabilității în sfera publică și cea profesională.